Salaris

Loonstrookje maken

Een onpopulaire taak voor de meeste ondernemers, maar wel een die op tijd moet worden afgerond: het maken van de loonstrook. Iedere werknemer heeft recht op zijn opgave, die de werkgever hem maandelijks moet bezorgen.

Er zijn tal van richtlijnen die u als werkgever in acht moet nemen bij het opstellen.

Verschil in lonen en salarissen

Het salaris komt overeen met een vaste, maandelijkse vergoeding. Het loon is vooral afhankelijk van het aantal uren dat de werknemer daadwerkelijk heeft gewerkt. Veel payroll-opties, maar welke is de juiste? Kleine of middelgrote bedrijven hebben meestal mensen in dienst. Dienovereenkomstig worden hun oprichters of bazen geconfronteerd met het onderwerp loonstroken. Volgens de wet heeft elke werknemer – of het nu in vaste dienst, op uurbasis of als mini-jobber is – recht op maandelijkse facturering. U heeft verschillende mogelijkheden om de loonstrook aan te maken:

  • U kunt zelf de loonstrook aanmaken.
  • U kunt het opmaken van loonstroken uitbesteden en toevertrouwen aan een belastingadviseur of aan gespecialiseerde loonadministratiekantoren.
  • U kunt uw loonstrook softwarematig online aanmaken. Elk van deze opties heeft zijn voor- en nadelen.

Zelf de salarisadministratie aanmaken heeft de laagste kosten. Hiervoor heeft u echter te maken met de vereisten voor het zelf aanmaken van loonstroken en het aanmaken van de documenten. Het met de hand maken van loonstroken vergt wat oefening en veel concentratie.

U moet uzelf geen fouten laten maken, anders dreigen dure bijbetalingen of zelfs juridische gevolgen. Met het uitbesteden van de salarisadministratie bespaart u uzelf het werk. Het grootste voordeel is dat u niet zelf met de regels en voorschriften te maken heeft.

U geeft de benodigde gegevens door aan een dienstverlener, die deze gebruikt om de loonstroken voor uw medewerkers aan te maken. De dienstverlener kan een belastingadviseur of een salarisadministratie zijn. In beide gevallen zorgen experts ervoor, wat de juistheid van de documenten bijna garandeert.

Bovendien nemen de professionals, zoals bijvoorbeeld de medewerkers van het salariskantoor, vaak de overdracht van belangrijke gegevens over aan de belastingdienst en andere autoriteiten. De keerzijde van de medaille: het uitbesteden van loonadministratie is duidelijk de duurste oplossing.

Online loonstroken aanmaken: makkelijk en goed?

In vergelijking met outsourcing bespaart het online opmaken van loonoverzichten kosten. Daarnaast behoudt u de volledige controle over uw gegevens en bent u onafhankelijk van externe dienstverleners. U bespaart uzelf de communicatie met de dienstverlener en de verzending van de loonrelevante gegevens. Alle werkstappen kunt u comfortabel vanaf uw werkplek afronden. Een belangrijk aspect is de kwaliteit van de verstrekte loonstrook: met behulp van een online oplossing bent u altijd juridisch op de hoogte, zowel de berekening van belastingen en heffingen als het aanmaken van de definitieve loonstrook gaat volledig automatisch. Hier scoort het online systeem aanzienlijk ten opzichte van de zelfgemaakte loonlijst. Uiteraard zijn hier ook kosten aan verbonden, die echter ver onder de tarieven voor uitbesteding liggen.

Onze tip voor het MKB: vergelijk en probeer online

Dus wat is de beste oplossing voor het MKB? Er is geen algemeen antwoord op de vraag en het hangt af van de behoeften van uw bedrijf. Als je als verantwoordelijke focust op lage kosten met de hoogst mogelijke kwaliteit tegelijk, dan is het gebruik van betaalde software zeker de beste oplossing.

De kostenfactor is relatief hoog bij outsourcing, maar u kunt hoge kwaliteit verwachten. Als het om kwaliteit en efficiëntie gaat, doet de zelfgemaakte loonlijst het nogal slecht. Er zijn enkele richtlijnen waarmee u rekening moet houden die het maken van een loonstrook vrij complex en foutgevoelig maken en die alleen worden aanbevolen voor ondernemers die sowieso boekhoudkundige professionals zijn.